Gruparea posturilor

Aşa după cum spuneam la începutul acestei serii de articole despre structura organizatorică, esenţa organizării constă în modul de realizare a diviziunii muncii şi a coordonării. Dacă până acum ne-am referit la posturi şi la mecanisme de coordonare, vom continua să discutăm despre ceea ce se întâmplă mai departe în cadrul unei organizaţii: gruparea posturilor după diferite criterii. Fenomenul de "agregare" a posturilor este unul natural, determinat şi el de necesitatea unei coordonări optime a activităţilor.

Criteriile după care se realizează această agregare şi mai ales dinamica fenomenului reprezintă teme îndelung dezbătute. Motivul principal este legat de rezultatul acestei agregări, de soliditatea şi, în acelaşi timp, de flexibilitatea structurii organizatorice.
Modificarea structurii se poate face din ambele sensuri - de sus în jos sau de jos în sus, dar factorii care dictează sensul schimbării diferă. Astfel, este mult mai probabil ca structura să fie modificată de sus în jos ca urmare a schimbărilor de strategie, în timp de schimbările tehnologice să impună modificări de jos în sus.

Gruparea posturilor şi, prin extindere, gruparea unităţilor prezintă o serie de caracteristici definitorii:

1. Pune accent pe supervizarea directă ca mecanism de coordonare
2. Presupune folosirea aceloraşi resurse. Din acest motiv elementele constitutive ale unui grup (posturi sau unităţi) se raportează la un acelaşi buget şi folosesc în comun anumite facilităţi şi echipamente.
3. Presupune adoptarea unor proceduri comune de măsurare a performanţei pentru posturile aflate în acelaşi grup. Evaluarea performanţei individuale se va face prin raportare la un set comun de criterii de evaluare. Mai mult decât atât, se creează premizele evaluării performanţei grupului ca întreg.
4. Încurajează comunicarea informală şi, implicit, ajustarea mutuală ca mecanism de coordonare.

Avantajele care rezultă din gruparea posturilor devin foarte evidente atunci când atenţia se concentrează asupra a ceea ce se întâmplă în interiorul grupurilor. Dezavantajele se văd, firesc, atunci când grupurile sunt puse în relaţie unele cu altele. Atunci când se acordă mai multă atenţie la rezultatele grupului în sine, este posibil să rezulte o izolare a membrilor acestuia faţă de membrii celorlalte grupuri. Situaţiile de acest fel sunt chiar mai frecvente decât ar trebui, şi se regăsesc în special în grupurile care cuprind specialişti dintr-un anumit domeniu: proiectanţi, cercetători, programatori, contabili, etc.

Grupurile care tind să se izoleze sunt caracterizate de regulă prin:

• obiective specifice;
• modul de administrare a timpului (fixarea termenelor de finalizare a unor lucrări, managementul timpului)
• stiluri aparte de interacţiune
• limbaj specific
• nivele diferite de formalizare a structurii interne

Ca exerciţiu, se poate face uşor comparaţie între un departament de producţie şi unul de cercetare, între departamentul fianciar-contabil şi cel de marketing.

Grupurile pot fi construite pe baza a mai multor criterii, cum ar fi:

• în funcţie de cunoştinţe sau abilităţi sau chiar după nivele de cunoştinţe/abilităţi (gruparea pe specialităţi);
• în funcţie de procesele de muncă (gruparea pe funcţiuni);
• în funcţie de timp, privit aici ca termen de realizare a unei activităţi (cazul muncii în schimburi);
• în funcţie de rezultatele activităţii (gruparea pe produs)
• în funcţie de client (gruparea pe categorii de clienţi)
• în funcţie de zona geografică

Nici unul dintre criterii nu este în mod absolut mai bun decât celălalt şi, mai important, nu le exclude neapărat pe celelalte. De multe ori ele chiar se suprapun, ceea ce va genera ambiguităţi în modul de alegere a celui mai bun criteriu de grupare a unităţilor. Spre exemplu, este evident că realizarea proceselor de muncă presupune existenţa unor obiective/rezultate, care, la rândul lor, sunt condiţionate de clienţi şi de zona geografică.
Mult mai corect este să spunem că criteriile sunt interdependente şi că, în anumite condiţii, unele din ele predomină sau sunt prioritare.

Cît despre gruparea propriu-zisă a posturilor, se au în vedere de regulă următoarele criterii:

• Interdependenţele care există între diferite sarcini; din acest punct de vedere se recomandă ca posturile să fie grupate astfel încât să reflecte curgerea firescă a procesului de muncă.
• Interdependenţele care există între diferite procese de muncă.
• Dimensiunea optimă a grupului; acest criteriu se referă în special la costurile asociate funcţionării unui grup şi care pot fi optimizate în funcţie de dimensiunea acestuia.
• Interdependenţele sociale. Acest ultim criteriu nu poate fi niciodată complet ignorat. Indiferent de criteriul principal de grupare care este ales, relaţiile sociale sunt cele aduc nota de compromis în organizarea raţională a structurii. Aceasta se referă la faptul că, oricât de bine ar fi gândită structura şi grupate posturile, oamenii nu pot fi obligaţi să se înţeleagă bine unii cu alţii. Trebuie permanent să se ţină seama de afinităţile care există între ei, ceea ce de regulă favorizează organizarea pe funcţiuni/specialităţi.

Alte linkuri din "Structura Organizatorica":

Introducere

Mecanismele de coordonare

Diviziunea Muncii

Specializarea muncii - partea I

Specializarea muncii - partea a II-a

Formalizarea comportamentului

Trainingul

Indoctrinarea