Data publicării: 30.11.2004

 

Metoda de proiectare a structurii organizatorice

 

Formalizarea comportamentului - drumul asfaltat către atingerea coordonării..

Formalizarea presupune, īn două cuvinte, obţinerea controlului şi reducerea incertitudinii atunci cīnd este vorba de posturi, procese, comportamente. O putem numi la fel de bine standardizare. Spre exemplu sistemul de calitate ISO 9001 (şi altele asemenea lui) are ca fundament formalizarea comportamentului organizaţional.

 

Formalizarea facilitează procesul de coordonare a activităţilor, susţine productivitatea şi asigură un tratament echitabil al clienţilor (prin oferirea unor produse/servicii standard).

 

Uneori se abuzează de acest formalism, impunāndu-se reguli care nu aduc nici o īmbunătăţire notabilă proceselor/bunurilor/serviciilor. Spre exemplu, arhivarea documentelor numai īntr-o anumită ordine, fără nici o legătură cu scopul īn care se face această operaţiune.

 

Organizaţiile care se bazează mult pe formalism pentru obţinerea coordonării se numesc generic organizaţii birocratice.

Cuvāntul birocratic a căpătat īn timp conotaţii peiorative, ceea ce īn mod eronat ne poate conduce la concluzia că formalismul este ceva rău.

De fapt o organizaţie nu este birocratică īn īntregul ei. Unele părţi din ea se vor preta mai bine formalizării decāt altele, īn funcţie de tipul activităţilor care se desfăşoară. Acolo unde activităţile sunt repetitive, predictibile şi clar delimitate este cel mai probabil să existe formalism/birocraţie. Este vorba de sectorul productiv dar şi de sectoarele satelit: cele care asigură mentenenanţa, utilităţile sau suportul tenhic.

 

Formalismul va fi mult mai puţin īntālnit īn centrele de cercetare sau īn firmele mici precum şi pe măsură ce avansăm pe scara ierarhică a organizaţiilor. Īn acest din urmă caz, activitatea managerilor este atāt de diversificată iar graniţele dintre posturi atāt de fluide īncāt devine din ce īn ce mai greu să se impună un formalism.

 

Formalismul este, nu de puţine ori, solicitat chiar de către angajaţi. Aceştia pot cere instituirea unor reguli pentru toţi, astfel īncāt să existe certitudinea că nu se fac favoritisme şi că managerii nu abuzează de autoritatea pe care o deţin. Este o formă perversă de democraţie prin care cei aflaţi la baza piramidei ierarhice se asigură că "toţi sunt egali īn faţa legii".

 

Ideea este că nu se poate formaliza absolut totul. Rămān anumite "zone" de incertitudine care sunt de regulă exploatate de cei care deţin autoritate informală īn cadrul organizaţiei şi care fac faţă cu succes situaţiilor de criză. Spre exemplu, atunci cānd apare o situaţie particulară īn legătură cu care nu există instrucţiuni despre cum poate fi rezolvată, liderul informal va lua deciziile necesare şi se va asigura că ele sunt puse īn practică.