Metoda de proiectare a structurii organizatorice

MECANISMELE DE COORDONARE

Mintzberg* propune 5 mecanisme de coordonare. Scopul acestor mecanisme este acela de a aduce unitate acolo unde diviziunea muncii produce separare, respectiv īn rezultatele finale ale muncii.

Ajustarea mutuală este un mecanism īn īntregime informal, care presupune comunicarea liberă īntre membrii grupului. Este un mecanism natural folosit atāt īn structurile organizatorice simple cāt şi īn cele mai complicate.
Este un mecanism indispensabil dar care, pentru a funcţiona corespunzător, necesită abilităţi speciale de comunicare din partea membrilor grupului.

Supervizarea directă presupune că o persoană capătă responsabilitatea muncii altor oameni; rolul lui este acela de a le ghida activitatea şi de a-i monitoriza.

Standardizarea reprezintă o a treia variantă de coordonare a muncii. Īn această variantă coordonarea se obţine chiar īnainte ca munca să fi fost īncepută.

Există 3 modele de standardizare:
• Standardizarea proceselor
• Standardizarea rezultatelor
• Standardizarea abilităţilor

Īn funcţie de specificul activităţii, se va prefera un model de standardizare sau altul.

Standardizarea proceselor este posibilă atunci cīnd conţinutul muncii este bine specificat sau programat. Este cazul, spre exemplu, al liniilor de asamblare. Mecanismul este aplicabil acolo unde sarcinile sunt simple şi precise.

Standardizarea rezultatelor este posibilă atunci cānd se cunosc bine caracteristicile produsului/serviciului final.
Este aplicabil activităţilor īn care procesul de muncă nu poate fi standardizat, deoarece există mai multe posibile căi de obţinere a rezultatului īn aceleaşi condiţii date.

Standardizarea abilităţilor reprezintă varianta de compromis, atunci cānd primele două modele de standardizare nu sunt aplicabile sau suficiente. Este vorba de situaţiile īn care se ştie care sunt cunoştinţele şi deprinderile necesare pentru realizarea activităţii şi cum pot fi acestea dobāndite. Īn astfle de situaţii, aparent, oamenii acţionează autonom, dar īn fapt ei sunt ghidaţi de propria lor pregătire īn respectivul domeniul de activitate.
Īn timp ce standardizarea proceselor şi a rezultatelor permite obţinerea directă a controlului şi a coordonării, standardizarea abilităţilor atinge acelaşi obiectiv īn mod indirect.
Acest model este aplicabil īndeosebi activităţilor/meseriilor foarte specializate. Includem aici spre exemplu actorii, chirurgii, experţii contabili, avocaţii, cercetătorii, programatorii,etc.

Se poate observa că trecerea de la un mecanism de coordonare la altul se poate asocia cu o complexitate crescāndă a activităţilor şi o creştere a numărului de oameni implicaţi īn proces (şi implicit o mai mare diviziune a muncii). Ceea ce trebuie īnsă menţionat este faptul că, īn final, trebuie să ne īntoarcem la primul mecanism de coordonare şi anume ajustarea mutuală. Indiferent de complexitatea unei structuri şi de mecanismul de coordonare asociat, nu se poate elimina (şi nici nu este recomandabil) comunicarea informală dintre membrii organizaţiei.

* Henry Mintzberg - Structure in five; Designing effective organizations
Prentice/Hall International, Inc. 1983