Organizare, structură, organigramă, fişe de post, nivele ierarhice.locuri comune în care prea puţini au răbdare să zăbovească. Firmele româneşti arată reticenţă faţă de formalismul pe care organizarea îl presupune.

Se aduc cele mai diverse explicaţii:

• că există un fel de organizare în sensul în care fiecare ştie într-un fel sau altul ce trebuie să facă;
• că un prea mare formalism "ucide" creativitatea membrilor organizaţiei;
• că se pierde contactul direct între persoane şi că apare fenomenul de alienare;
• că fişele de post nu pot reflecta ansamblul activităţilor care trebuie făcute (şi atunci la ce bun să fie întocmite);
• că toate chestiile astea de organizare sunt vorbe pe hârtie.că realitatea e altceva.
• că aşa ceva pur şi simplu nu funcţionează;
• că sunt chestii depăşite, pe care nu le mai foloseşte nimeni;

 

Din tot acest amalgam de opinii se pot extrage două concluzii :

• multe dintre organizaţiile româneşti refuză să se maturizeze; au nostalgia "copilăriei" şi nu sunt capabile să lase trecutul în urmă;
• nu se cunosc cu adevărat principiile organizării muncii.

 

Organizarea reprezintă, fără exagerare, sursa lucrurilor bune şi rele din cadrul unei organizaţii. Metodele moderne de conducere a unei organizaţii derivă din aceleaşi principii de organizare care par multora învechite şi inutile. Cei care vor să folosească aceste noi metode fără a cunoaşte principiile fundamentale vor experimenta eşecuri deoarece e ca şi cum ar încerca să vopsească o bucată de fier fără a curăţa întâi rugina. Mai devreme sau mai târziu rugina răzbate şi face bucata de fier complet inutilizabilă.

 

Structura unei organizaţii este asemenea unei tufe de trandafiri: dacă este tunsă şi îngrijită în mod regulat, va fi o sursă permanentă de încântare. Altfel, va fi un mărăciniş care trebuie ocolit cu grijă.

Ca şi în cazul grădinăritului, organizarea cere răbdare, pricepere şi unelte potrivite.

Puteţi alege să nu fiţi grădinar.dar ca om de afaceri şi/sau manager nu aveţi de ales - trebuie să acordaţi toată atenţia construirii structurii organizatorice ca fundament a ceea ce urmează să mai construiţi.o afacere de familie sau o multinaţională.

Structura organizatorică implică două elemente de bază: diviziunea muncii şi coordonarea. Structura reprezintă modul în care aceste elemente sunt combinate astfel încât să se asigure consistenţa internă a organizaţiei iar aceasta să răspundă eficient la cerinţele mediului extern.

În studiul său privind organizarea eficientă, Mintzberg consideră ca fiind reprezentative 5 tipuri de structuri:

• Structura simplă
• Birocraţia mecanicistă
• Birocraţia profesională
• Structura descentralizată
• Adhocraţia

 

Fiecărui tip de structură îi sunt caracteristice:

• un anumit mecanism de coordonare (supervizare directă, standardizarea sarcinilor, standardizarea competenţelor, standardizarea rezultatelor, acordul mutual);
• influenţa preponderentă a unei anumite categorii de persoane din organizaţie (conducerea de vârf, specialiştii, grupul operativ, managementul de mijloc, personalul suport);
• un anumit set de parametri de proiectare ( specializarea activităţilor, pregătirea şi îndoctrinarea, formalizarea comportamentului, gruparea, mărimea organizaţiei, sistemele de planificare şi control, elementele de legătură, descentralizarea);
• anumite funcţionalităţi ( ponderea anumitor categorii de persoane, autoritatea, sistemul de reglementare, comunicarea informală, grupurile, sistemul decizional);
• anumiţi factori situaţionali (vechimea şi vârsta organizaţiei, tipul de industrie, mediul de afaceri, puterea).

 

Analiza şi/sau proiectarea elementelor enumerate mai sus permite:

• proiectarea unei structuri noi
• diagnosticarea unei structuri existente
• optimizarea unei structuri existente

 

Lucrurile nu se opresc aici. Într-un mediu de afaceri atât de complex cum este cel actual este foarte posibil ca în cadrul unei organizaţii să se regăsească una sau mai multe din cel 5 tipuri de structuri. Complexitatea structurilor de acest tip poate părea imposibil de controlat. Este, într-adevăr, dificil. Dar nu imposibil. Şi cu siguranţă necesar.

 

În săptămânile următoare vom explica fiecare din elementele enumerate mai sus şi modul în care sunt folosite la analiza/fundamentarea unei structuri organizatorice.

Lansăm cu această ocazie o provocare celor preocupaţi de problemele organizatorice şi anume să intervină cu observaţiile/comentariile/exemplele lor.

 

Liliana Bolan,

Consultant

B&B Expert Com