Se spune că rezolvarea unei probleme este o chestiune de metodă...sau, altfel spus, de modul în care pui problema...

Greşeala cea mai frecventă care se face este aceea că se încearcă rezolvarea problemei fără a se stabili corect cauzele. Pentru că, aşa după cum bine se ştie, un diagnostic bine pus reprezintă o problemă pe jumătate rezolvată.

Domeniul resurselor umane nu face excepţie. Aici, poate chiar mai mult decât în alte domenii, rezolvarea „după ureche” a unor probleme poate să strice mai mult decât să facă bine. Iar oamenii nu uită uşor astfel de greşeli.

Iată de ce, oricare ar fi metoda de rezolvare a unei probleme, este absolut necesar ca ea să includă o parte de diagnostic. Sau, aşa cum se spune mai nou, o parte de audit.

Auditul în resurse umane are limitările lui. Una dintre ele o reprezintă chiar obiectul auditului: omul, grupul, organizaţia. Sunt dificil de stabilit standarde şi proceduri universal valabile atunci când este vorba de oameni. Din toate activităţile de resurse umane cea de administrare de personal se pretează cel mai bine activităţii de audit. Şi aceasta deoarece reglementările legale existente asigură setul de standarde necesar fundamentării procesului de audit.

Vă propunem în continuare obiectivele unui audit în comunicare. Despre comunicare toată lumea ştie totul despre nimic. Dovada stă şi în faptul că foarte puţine organizaţii fac un audit în comunicare, dar sunt destule care investesc în acţiuni de îmbunătăţire a acesteia.

Pentru a fi relevant, auditul în comunicare trebuie să acopere 3 nivele:

• intrapersonal

• interpresonal

• organizaţional

La nivel intrapersonal, trebuie urmărit:

• dacă indivizii au deprinderile de comunicare necesare şi exerciţiu (antrenament)

• dacă indivizii folosesc în mod regulat şi eficient „tehnologiile” de comunicare

• nivelul de obiectivitate cu care indivizii prelucrează datele

• dacă indivizii fac confuzii între fapte, judecăţi de valoare, deducţii,etc

• dacă indivizii exagerează sau complică mesajele pe care le primesc

• care tehnologii comunicaţionale sau tehnici de antrenament ar putea îmbunătăţi semnificativ deprinderile de comunicare ale indivizilor

La nivel interpresonal se va urmări:

• dacă indivizii din posturile de conducere folosesc cele mai potrivite metode de conducere şi stiluri de comunicare

• existenţa unor mecanisme corespunzătoare pentru asigurarea feedback-ului

• dacă status-ul interpersonal şi diferenţele de putere sunt accentuate sau nu prin comportamente non-verbale

• confirmarea conştiinţei şi sensibilităţii individuale asupra diferenţelor dintre seturile perceptuale şi percepţia individuală

• testarea efectivităţii metodelor implementate în scopul diminuării filtrării informaţiei

• dacă birourile sau locurile de muncă pot fi aranjate în scopul creşterii armoniei şi a modalităţilor de difuzie a informaţiei

La nivel organizaţional se va urmări:

• dacă indivizii sunt încurajaţi sau nu să împărtăşească informaţia „lor”

• dacă indivizii sunt adaptaţi la organizaţie (cunosc procedurile şi politicile organizaţiei)

• dacă există tendinţe de a favoriza utilizarea unui anumit canal/mediu de comunicare în defavoarea altora

• dacă mediile/canalele de comunicare sunt utilizate corect

• gradul de întrebuinţare a unui canal de comunicare şi nivelul de supraîncărcare/subîncărcare a acestuia

• identificarea obsesiei angajatului sau a nivelului de disconfort a acestuia în ceea ce priveşte utilizarea formularelor

• existenţa unui climat de încredere

• existenţa unor politici sau sisteme de recompensare care să răsplătească deschiderea şi feedback-ul din partea indivizilor.

Atingerea obiectivelor enumerate mai sus presupune utilizarea unui ansamblu de teste, chestionare şi interviuri. Rezultatele însă pot fi surprinzătoare în sensul că îmbunătăţirea comunicării în cadrul organizaţiei poate fi la fel de simplă ca puerea punctului pe i. Şi la fel de importantă. Pentru că, aşa cum vă spuneam, totul este o chestiune de metodă.